Stiti acel moment cand va aflati in fata unui registru pentru evidenta vizitatorilor, in holul unei cladiri de birouri, si trebuie sa va scrieti numele la sfarsitul unei lungi liste cu persoane inregistrate inainte? Apoi trebuie sa asteptati cat timp personalul de la receptie contacteaza persoana pe care o cautati si care probabil a uitat sa va adauge pe lista de vizitatori din ziua respectiva. In tot acest timp, va ganditi la registrul in care ati semnat. Este pe suport de hartie, depasit si nu ofera confidentialitatea pe care o asteptam in era digitala pe care o traim.
Aceasta situatie nu reprezinta cea mai buna prima impresie pentru un potential partener sau pentru un candidat venit la un interviu, sau pentru orice vizitator.
Companiile moderne prefera varianta digitalizarii:
self registration este o aplicatie de gestionare a vizitatorilor, pe care oaspetii o folosesc pentru a-si anunta sosirea si prin intermediul careia sunt indrumati catre departamentul sau sala de intalnire corespunzatoare.
self registration permite hotelurilor, corporațiilor, asociatiilor, hub-urilor, bancilor, spitalelor, birourilor cu mai multi chiriasi sa asigure vizitatorilor o experienta ireprosabila, fara efort.
Experienta placuta pentru vizitatori
In loc sa se confrunte cu un registru de hartie, oferiti vizitatorilor posibilitatea de a se autentifica singuri, intr-un mod rapid si prietenos. Creati o prima impresie buna, oferind o primire digitalizata, ireprosabila.
Notificari automate pentru gazda
Cand un invitat se autentifica in sistem, gazda intalnirii primeste o notificare despre sosirea vizitatorului si poate merge direct in sala de sedinte rezervata.
Date statistice si rapoarte
self registration permite companiilor sa urmareasca in timp real cati vizitatori sunt inregistrati si sa obtina o imagine de ansamblu asupra vizitatorilor zilnici pentru a imbunatati procesele interne (de ex: securitate).
Solutie conforma cu GDPR
Chiar daca datele sunt monitorizate pentru imbunatatirea proceselor operationale, self registration este o solutie in conformitate cu GDPR, respectand confidentialitatea informatiilor personale.
Pre-inregistrati vizitatorii folosind interfata web a aplicatiei. Dupa ce datele solicitate sunt introduse: numele vizitatorului, adresa de e-mail, detaliile intalnirii, oaspetele va primi un email de confirmare si un cod QR.
Vizitatorii vor folosi codul QR primit pentru a se autentifica, scanandu-l pe un dispozitiv instalat in holul companiei. In mod automat, datele personale vor fi afisate pentru a putea fi verificate si pentru acceptarea acordului GDPR. Apoi, vor urma detalii despre sala unde se va tine intalnirea.
Daca un vizitator nu a fost inregistrat in prealabil, se poate inregistra folosind dispozitivul cu ecran tactil si aplicatia self registration.
Daca este vorba de o cladire cu puncte de acces: vizitatorul isi poate face o poza, care va fi imprimata pe o cartela de acces temporara, alaturi de datele acestuia.
Dupa finalizarea procesului de inregistrare, gazda intalniri va primi imediat un e-mail sau o notificare pe telefonul mobil pentru a fi informat ca a sosit vizitatorul. Notificarile pot fi trimise vizitatorilor si gazdelor atat la check-in, cat si la check-out.
Pre-inregistrarea vizitatorilor
Completati informatiile despre vizitatorii dvs. cu ajutorul interfeței web a aplicatiei.
Auto-autentificare
Dispozitivul din holul cladirii permite vizitatorilor sa se autentifice singuri la sosire.
Campuri personalizate
Campurile pe care le completeaza vizitatorii pot fi personalizate in functie de diferite categorii: angajati, candidati la interviu etc.
Notificari emaill / sms
Aplicatia trimite automat notificare prin sms sau e-mail (sau ambele) gazdei, cand un invitat se autentifica.
Cod QR
Este cel mai usor mod de autentificare. Fiecare vizitator primeste propriul cod QR, dupa ce a fost inregistrat de catre gazda.
Foto vizitator
Daca sistemul de securitate interna o cere, vizitatorii pot face fotografii pentru a le folosi pentru cardurile de acces.
Carduri imprimate
Acestea sunt carduri de acces temporare, pe care oaspetii le pot utiliza doar pe durata vizitei.
Hardware
Hardware-ul necesar pentru aplicatie nu este predefinit si poate fi ales in functie de scopul companiei.
Branding
Afisarea logoului companiei pe ecrane, impreuna cu ajustarea culorilor, fonturilor in conformitate cu brandul dvs.
Securizat si privat
self registration este in conformitate cu politicile GDPR. Mai mult, toate informatiile sunt stocate in mod privat si traficul este securizat prin criptare.
Statistici si rapoarte
Asigura o imagine de ansamblu asupra informatiilor despre vizitatori, inclusiv date despre vizitatorii pre-inregistrati sau anteriori, vizitatori dupa locatie/ interval orar si multe altele.
