Stiti acel moment cand va aflati in fata unui registru pentru evidenta vizitatorilor, in holul unei cladiri de birouri, si trebuie sa va scrieti numele la sfarsitul unei lungi liste cu persoane inregistrate inainte? Apoi trebuie sa asteptati cat timp personalul de la receptie contacteaza persoana pe care o cautati si care probabil a uitat sa va adauge pe lista de vizitatori din ziua respectiva. In tot acest timp, va ganditi la registrul in care ati semnat. Este pe suport de hartie, depasit si nu ofera confidentialitatea pe care o asteptam in era digitala pe care o traim.
Aceasta situatie nu reprezinta cea mai buna prima impresie pentru un potential partener sau pentru un candidat venit la un interviu, sau pentru orice vizitator.
Companiile moderne prefera varianta digitalizarii:
self registration este o aplicatie de gestionare a vizitatorilor, pe care oaspetii o folosesc pentru a-si anunta sosirea si prin intermediul careia sunt indrumati catre departamentul sau sala de intalnire corespunzatoare.
self registration permite hotelurilor, corpora?iilor, asociatiilor, hub-urilor, bancilor, spitalelor, birourilor cu mai multi chiriasi sa asigure vizitatorilor o experienta ireprosabila, fara efort.
In loc sa se confrunte cu un registru de hartie, oferiti vizitatorilor posibilitatea de a se autentifica singuri, intr-un mod rapid si prietenos. Creati o prima impresie buna, oferind o primire digitalizata, ireprosabila.
Cand un invitat se autentifica in sistem, gazda intalnirii primeste o notificare despre sosirea vizitatorului si poate merge direct in sala de sedinte rezervata.
self registration permite companiilor sa urmareasca in timp real cati vizitatori sunt inregistrati si sa obtina o imagine de ansamblu asupra vizitatorilor zilnici pentru a imbunatati procesele interne (de ex: securitate).
Chiar daca datele sunt monitorizate pentru imbunatatirea proceselor operationale, self registration este o solutie in conformitate cu GDPR, respectand confidentialitatea informatiilor personale.
Cum functioneaza? Pas cu pas
Pre-inregistrati vizitatorii folosind interfata web a aplicatiei. Dupa ce datele solicitate sunt introduse: numele vizitatorului, adresa de e-mail, detaliile intalnirii, oaspetele va primi un email de confirmare si un cod QR.
Vizitatorii vor folosi codul QR primit pentru a se autentifica, scanandu-l pe un dispozitiv instalat in holul companiei. In mod automat, datele personale vor fi afisate pentru a putea fi verificate si pentru acceptarea acordului GDPR. Apoi, vor urma detalii despre sala unde se va tine intalnirea.
Daca un vizitator nu a fost inregistrat in prealabil, se poate inregistra folosind dispozitivul cu ecran tactil si aplicatia self registration.
Daca este vorba de o cladire cu puncte de acces: vizitatorul isi poate face o poza, care va fi imprimata pe o cartela de acces temporara, alaturi de datele acestuia.
Dupa finalizarea procesului de inregistrare, gazda intalniri va primi imediat un e-mail sau o notificare pe telefonul mobil pentru a fi informat ca a sosit vizitatorul. Notificarile pot fi trimise vizitatorilor si gazdelor atat la check-in, cat si la check-out.
Completati informatiile despre vizitatorii dvs. cu ajutorul interfetei web a aplicatiei.
Dispozitivul din holul cladirii permite vizitatorilor sa se autentifice singuri la sosire.
Campurile pe care le completeaza vizitatorii pot fi personalizate in functie de diferite categorii: angajati, candidati la interviu etc.
Aplicatia trimite automat notificare prin sms sau e-mail (sau ambele) gazdei, cand un invitat se autentifica.
Este cel mai usor mod de autentificare. Fiecare vizitator primeste propriul cod QR, dupa ce a fost inregistrat de catre gazda.
Daca sistemul de securitate interna o cere, vizitatorii pot face fotografii pentru a le folosi pentru cardurile de acces.
Acestea sunt carduri de acces temporare, pe care oaspetii le pot utiliza doar pe durata vizitei.
Hardware-ul necesar pentru aplicatie nu este predefinit si poate fi ales in functie de scopul companiei.
Afisarea logoului companiei pe ecrane, impreuna cu ajustarea culorilor, fonturilor in conformitate cu brandul dvs.
self registration este in conformitate cu politicile GDPR. Mai mult, toate informatiile sunt stocate in mod privat si traficul este securizat prin criptare.
Asigura o imagine de ansamblu asupra informatiilor despre vizitatori, inclusiv date despre vizitatorii pre-inregistrati sau anteriori, vizitatori dupa locatie/ interval orar si multe altele.
Afla mai multe despre self registration
Lasati-ne mai multe detalii despre provocarile pe care le intalniti si vom reveni cu un raspuns pentru a stabili un demo.
EN
RO
