self registration

Self Registration

O primire digitalizata ireprosabila

Stiti acel moment cand va aflati in fata unui registru pentru evidenta vizitatorilor, in holul unei cladiri de birouri, si trebuie sa va scrieti numele la sfarsitul  unei lungi liste cu persoane inregistrate inainte? Apoi trebuie sa asteptati cat timp personalul de la receptie contacteaza persoana pe care o cautati si care probabil a uitat sa va adauge pe lista de vizitatori din ziua respectiva. In tot acest timp, va ganditi la registrul in care ati semnat. Este pe suport de hartie, depasit si nu ofera confidentialitatea pe care o asteptam  in era digitala pe care o traim.
Aceasta situatie nu reprezinta cea mai buna prima impresie pentru un potential partener sau pentru un candidat venit la un interviu, sau pentru orice vizitator.


Companiile moderne prefera varianta digitalizarii:

self registration este o aplicatie de gestionare a vizitatorilor, pe care oaspetii o folosesc pentru a-si anunta sosirea si prin intermediul careia sunt indrumati catre departamentul sau sala de intalnire corespunzatoare.

self registration permite hotelurilor, corporaČ›iilor, asociatiilor, hub-urilor, bancilor, spitalelor, birourilor cu mai multi chiriasi sa asigure vizitatorilor o experienta ireprosabila, fara efort. 

De ce self registration?

Experienta placuta pentru vizitatori

Experienta placuta pentru vizitatori

In loc sa se confrunte cu un registru de hartie, oferiti vizitatorilor posibilitatea de a se autentifica singuri, intr-un mod rapid si prietenos. Creati o prima impresie buna, oferind o primire digitalizata, ireprosabila.

Notificari automate pentru gazda

Notificari automate pentru gazda

Cand un invitat se autentifica in sistem, gazda intalnirii primeste o notificare despre sosirea vizitatorului si poate merge direct in sala de sedinte rezervata.

Date statistice si rapoarte

Date statistice si rapoarte

self registration permite companiilor sa urmareasca in timp real cati vizitatori sunt inregistrati si sa obtina o imagine de ansamblu asupra vizitatorilor zilnici pentru a imbunatati procesele interne (de ex: securitate).

Solutie conforma cu GDPR

Solutie conforma cu GDPR

Chiar daca datele sunt monitorizate pentru imbunatatirea proceselor operationale, self registration este o solutie in conformitate cu  GDPR, respectand confidentialitatea informatiilor personale.

Cum functioneaza? Pas cu pas

  • Pre-inregistrare

Pre-inregistrati vizitatorii folosind interfata web a aplicatiei. Dupa ce datele solicitate sunt introduse: numele vizitatorului, adresa de e-mail, detaliile intalnirii, oaspetele va primi un email de confirmare si un cod QR.

  • Autentificarea invitatilor

Vizitatorii vor folosi codul QR primit pentru a se autentifica, scanandu-l pe un dispozitiv instalat in holul companiei. In mod automat, datele personale vor fi afisate pentru a putea fi verificate si pentru acceptarea acordului GDPR. Apoi, vor urma detalii despre sala unde se va tine intalnirea.

 

Daca un vizitator nu a fost inregistrat in prealabil, se poate inregistra folosind  dispozitivul cu ecran tactil si aplicatia self registration.

Daca este vorba de o cladire cu puncte de acces: vizitatorul isi poate face o poza, care va fi imprimata pe o cartela de acces temporara, alaturi de datele acestuia. 

  • Notificari

Dupa finalizarea procesului de inregistrare, gazda intalniri va primi imediat un e-mail sau o notificare pe telefonul mobil pentru a fi informat ca a sosit vizitatorul. Notificarile pot fi trimise vizitatorilor si gazdelor atat la check-in, cat si la check-out.

Functionalitati

Pre-inregistrarea vizitatorilor

Pre-inregistrarea vizitatorilor

Completati informatiile despre vizitatorii dvs. cu ajutorul interfetei web a aplicatiei.

Auto-autentificare

Auto-autentificare

Dispozitivul din holul cladirii permite vizitatorilor sa se autentifice singuri la sosire.

Campuri personalizate

Campuri personalizate

Campurile pe care le completeaza vizitatorii pot fi personalizate in functie de diferite categorii: angajati, candidati la interviu etc.

Notificari emaill / sms

Notificari emaill / sms

Aplicatia trimite automat notificare prin sms sau e-mail (sau ambele) gazdei, cand un invitat se autentifica.

Cod QR

Cod QR

Este cel mai usor mod de autentificare. Fiecare vizitator primeste propriul cod QR, dupa ce a fost inregistrat de catre gazda.

Foto vizitator

Foto vizitator

Daca sistemul de securitate interna o cere, vizitatorii pot face fotografii pentru a le folosi pentru cardurile de acces.

Carduri imprimate

Carduri imprimate

Acestea sunt carduri de acces  temporare, pe care oaspetii le pot utiliza doar pe durata vizitei.

Hardware

Hardware

Hardware-ul necesar pentru aplicatie nu este predefinit si poate fi ales in functie de scopul companiei.

Branding

Branding

Afisarea logoului companiei pe ecrane, impreuna cu ajustarea culorilor, fonturilor in conformitate cu brandul dvs.

Securizat si privat

Securizat si privat

self registration este in conformitate cu politicile GDPR. Mai mult, toate informatiile sunt stocate in mod privat si traficul este securizat prin criptare.

Statistici si rapoarte

Statistici si rapoarte

Asigura o imagine de ansamblu asupra informatiilor despre vizitatori, inclusiv date despre vizitatorii pre-inregistrati sau anteriori, vizitatori dupa locatie/ interval orar si multe altele.

Afla mai multe despre self registration

Lasati-ne mai multe detalii despre provocarile pe care le intalniti si vom reveni cu un raspuns pentru a stabili un demo.