Politica Whistleblower

Dispozitii generale

Prezenta Politica a fost redactata avand in vedere prevederile Legii nr. 361/2022 privind protectia avertizorilor in interes public si stabileste procedura de raportare interna, aplicabila in cadrul companiei Esolutions Grup SRL(denumita in continuare „Societatea”), privind incalcarile enumerate mai jos.

Principii aplicabile

Principalele principii care guverneaza prezenta Politica sunt:

1. Principiul legalitatii, conform caruia Societatea are obligatia de a respecta drepturile si libertatile fundamentale, asigurand respectarea deplina, printre altele, a libertatii de exprimare si de informare, a dreptului la protectia datelor cu caracter personal sau a dreptului la aparare.
2. Principiul responsabilitatii, conform caruia persoana care face raportarea are obligatia de a furniza date sau informatii cu privire la faptele raportate.
3. Principiul bunei-credinte, conform caruia este protejata o persoana care avea motive rezonabile sa creada ca informatiile privind incalcarile raportate erau adevarate la momentul raportarii si ca informatiile intrau in domeniul de aplicare al Legii nr. 361/2022. 
4. Principiul impartialitatii, conform caruia examinarea si solutionarea rapoartelor se realizeaza fara subiectivitate, indiferent de convingerile si interesele persoanelor responsabile de solutionare.
5. Principiul egalitatii pentru toti angajatii, fara discriminare pe criterii de sex, orientare sexuala, caracteristici genetice, varsta, nationalitate, rasa, culoare, etnie, religie, optiune politica, origine sociala, handicap, situatie sau responsabilitate familiala, apartenenta sau activitate sindicala.
6. Principiul confidentialitatii, conform caruia rapoartele sunt primite, examinate si tratate in mod confidential.

Definitii

Incalcari – faptele care constau intr-o actiune sau inactiune care reprezinta:

• acte de frauda, acte de mita sau coruptie;
• incalcari ale legislatiei aplicabile privind prevenirea spalarii banilor si a finantarii terorismului, sanctiunile si controlul exporturilor;
• incalcari ale legislatiei privind concurenta, emisa la nivel local;
• incalcari ale normelor de protectie a mediului, sanatate si siguranta;
• incalcari ale drepturilor omului;
• nerespectarea dispozitiilor legale privind domeniile: achizitii publice; serviciile, produsele si pietele financiare; siguranta si conformitatea produselor; siguranta transportului; protectia radiologica si siguranta nucleara; siguranta alimentelor si a hranei pentru animale, sanatatea si bunastarea animalelor; protectia consumatorilor; protectia vietii private si a datelor cu caracter personal si a securitatii retelelor si sistemelor informatice;
• incalcari care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, astfel cum sunt mentionate la art. 325 din Tratatul privind Functionarea Uniunii Europene si cum sunt detaliate in masurile relevante ale Uniunii Europene, incalcari referitoare la piata interna, mentionate la art. 26 alin. (2) din Tratatul privind Functionarea Uniunii Europene, inclusiv incalcari ale normelor Uniunii Europene in materie de concurenta si de ajutoare de stat, precum si incalcari referitoare la piata interna in ceea ce priveste actele care incalca normele privind impozitarea societatilor sau mecanismele al caror scop este obtinerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil in materie de impozitare a societatilor,
• incalcari ale politicilor/procedurilor interne ale Societatii.
• conflicte de interese;
• cazuri de discriminare sau hartuire;
• incalcari ale confidentialitatii;
• utilizarea necorespunzatoare a resurselor Societatii;
• represalii impotriva oricarui Avertizor.

Informatii sau Informatii referitoare la Incalcari – informatii, inclusiv suspiciuni rezonabile, cu privire la Incalcari efective sau potentiale, care s-au produs sau care sunt susceptibile sa se produca in cadrul Societatii, in care Avertizorul fie isi desfasoara activitatea in prezent, fie si-a desfasurat activitatea in trecut sau cu care este sau a fost in contact prin intermediul activitatii sale, precum si informatiile cu privire la incercari de a ascunde astfel de incalcari;

Raportare – comunicarea orala sau scrisa de Informatii, cu privire la orice fapta care reprezinta o Incalcare, conform prezentei Politici;

Raportare interna – comunicarea orala sau scrisa de Informatii referitoare la Incalcarile in cadrul Societatii. Raportarea interna se realizeaza conform prezentei Politici, prin mijloacele puse la dispozitie de Societate pentru efectuarea de raportari privind Incalcari, acestea constituind canalul intern de raportare precizat la art. 4.3.1.;

Raportare externa – comunicarea orala sau scrisa de Informatii referitoare la Incalcari realizata prin canalele externe de raportare reprezentate de autoritatile competente;

Divulgare Publica – punerea la dispozitie, in orice mod, in spatiul public a Informatiilor referitoare la Incalcari;

Avertizor in interes public sau Avertizor – persoana fizica care efectueaza o Raportare sau Divulga Public Informatii referitoare la Incalcari, obtinute in contextul activitatilor sale profesionale;

Facilitator – persoana fizica ce asista Avertizorul in procesul de raportare intr-un context profesional si a carui asistenta trebuie sa fie confidentiala;

Context profesional – activitati profesionale, actuale sau anterioare, de orice natura, remunerate sau nu, desfasurate in cadrul Societatii, in baza carora persoanele pot obtine Informatii referitoare la Incalcari si pot suferi represalii in caz de raportare a acestora;

Persoana Vizata prin raportare – persoana fizica sau juridica mentionata in Raportare sau in Divulgarea Publica, drept persoana careia i se atribuie Incalcarea sau cu care persoana respectiva este asociata;

Represalii – orice actiune sau omisiune, directa sau indirecta, aparuta intr-un context profesional, care este determinata de raportarea interna sau externa ori de Divulgarea Publica si care provoaca sau poate provoca prejudicii Avertizorului;

Actiuni Subsecvente – orice actiune intreprinsa de catre Societate sau de catre autoritatea competenta in vederea solutionarii raportarii si, acolo unde este cazul, a remedierii incalcarii raportate;

Informarea – transmiterea catre Avertizor a unor informatii referitoare referitoare la actiunile subsecvente si la motivele unor astfel de actiuni

Persoana Desemnata –responsabilul cu primirea, inregistrarea, examinarea, si solutionarea Raportarii, precum si efectuarea de Actiuni Subsecvente. Persoana Desemnata poate solicita implicarea altor persoane din cadrul Companiei pentru a evalua Raportarea si a lua masuri suplimentare. Persoana Desemnata actioneaza cu impartialitate si este independenta in exercitarea atributiilor care ii revin, conform prezentei Politici si legislatiei in vigoare.

Domeniul de aplicare

Prezenta Politica este aplicabila:

• salariatilor Societatii;
• asociatilor, persoanelor care fac parte din organele de administrare, de conducere sau de supraveghere ale Societatii,
• voluntarilor si stagiarilor remunerati sau neremunerati;
• persoanelor care desfasoara o activitate independenta, in intelesul articolului 49 din Tratatul privind Functionarea Uniunii Europene si au contracte de colaborare cu Societatea;
• oricarei persoane care lucreaza sub supravegherea si conducerea contractantilor, a subcontractantilor si a furnizorilor Societatii;
• persoanelor ale caror raporturi de munca nu au inceput inca si care efectueaza raportari prin intermediul canalelor de raportare interne sau externe sau divulga public informatii privind incalcari ale legii obtinute in timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale sau in cazul in care raportul de munca a incetat;
• persoanelor care raporteaza sau dezvaluie public informatii privind incalcari ale legii in mod anonim.

Prezenta Politica se aduce la cunostinta prin e-mail, accesand pagina web a Societatii sau intranetul acesteia. Orice schimbare in aceasta Politica va fi comunicata. Ne rezervam dreptul de a actualiza si modifica aceasta Politica pentru a reflecta schimbarile in procesele noastre de prelucrare a Raportarilor sau pentru a raspunde noilor cerinte legale. In situatia unor astfel de modificari, vom publica versiunea actualizata a Politicii pe website-ul nostru si o vom face disponibila in cadrul Societatii.

Canale de raportare

1. Canale interne de raportare
2. In scris, prin utilizarea platformei online de raportare, disponibila la urmatoarea adresa: https://whistleblower.tech.esolutions.ro

Platforma permite transmiterea atat nominala, cat si anonima a unui raport, fiecare raportare anonima primind un cod de referinta unic utilizat pentru a urmari stadiul Raportarii.

1. prin intalnire fata in fata cu Persoana Desemnata organizata intr-un interval de timp rezonabil, la cererea Avertizorului – situatie in care Persoana Desemnata are obligatia de a intocmi un proces-verbal de consemnare, conform prevederilor legale aplicabile. In situatia in care Avertizorul Avertizorul nu isi exprima consimtamantul pentru transcrie sau inregistrarea conversatiei, Raportarea se va efectua conform lit. a) de mai sus.

Avertizorul care doreste sa stabileasca o intalnire fizica cu Persoana Desemnata, va transmite un email la adresa whistleblower@esolutions.ro, in vederea organizarii acesteia.

Canale externe de raportare

Canalele externe de raportare sunt reprezentate de urmatoarele autoritati:

1. autoritatile si institutiile publice care, potrivit dispozitiilor legale speciale, primesc si solutioneaza raportari referitoare la incalcari ale legii, in domeniul lor de competenta;
2. Agentia Nationala de Integritate;
3. alte autoritati si institutii publice carora Agentia Nationala de Integritate le transmite raportarile spre competenta solutionare.

Avertizorul care efectueaza o Raportare si/sau care divulga public Informatii beneficiaza de protectie in cazul in care sunt indeplinite cerintele legale.

Societatea nu va tolera represalii impotriva niciunei persoane care, in buna-credinta, efectueaza o Raportare conform acestei politici, impotriva Facilitatorului sau a Persoanei Desemnate.

Continutul Raportarii

Raportarea cuprinde, cel putin, urmatoarele: numele si prenumele, datele de contact ale Avertizorului, contextul profesional in care au fost obtinute informatiile, Persoana Vizata (daca este cunoscuta), descrierea faptei susceptibile sa constituie incalcare a legii, precum si, dupa caz, probele in sustinerea raportarii, data si semnatura, dupa caz. 

Raportarea poate fi facuta si anonim, in conformitate cu prevederile legale aplicabile, astfel, raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnatura Avertizorului se examineaza si se solutioneaza in masura in care contine indicii referitoare la incalcari ale legii.

Informatiile raportate trebuie sa fie de o calitate suficienta, din punct de vedere al volumului si al nivelului de detaliere, pentru a prezenta o imagine clara a problemelor ridicate.

Raportarile se pastreaza pe durata prevazuta de lege, cu respectarea cerintelor legale aplicabile, iar dupa expirarea perioadei legale de pastrare, acestea se sterg.

Actiuni preliminare

La primirea unei Raportari de catre Persoana Desemnata, aceasta va transmite Avertizorului confirmarea primirii Raportarii, in termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.

Raportarea este inscrisa intr-un registru in format electronic care va cuprinde toate elementele necesare conform legii.

Examinarea Raportarii

Procesul de examinare initiala a Raportarii va fi demarat de Persoana Desemnata pe baza informatiilor furnizate de Avertizor.

Persoana Desemnata poate examina in mod adecvat o Raportare numai daca aceasta contine suficiente date sau daca exista posibilitatea de a obtine mai multe informatii. In cazul in care este necesar pentru investigarea Raportarii, Persoana Desemnata poate solicita Avertizorului sa ofere explicatii suplimentare.

Dupa examinarea Raportarii, Persoana Desemnata va comunica Avertizorului modalitatea de solutionare a situatiei raportate. Totodata, conducerea va fi notificata cu privire la modalitatea de rezolvare a situatiei raportate.

Actiuni Subsecvente

In cazul in care Raportarea nu genereaza o investigatie oficiala (cercetare disciplinara/ sesizare catre autoritatile competente), Persoana Desemnata va evalua alte masuri adecvate pentru situatia respectiva.

In cazul in care Raportarea genereaza o investigatie oficiala, aceasta se va desfasura conform legii si a regulamentelor interne aplicabile.

Persoana Desemnata va efectua cu atentie Actiunile Subsecvente si va informa Avertizorul cu privire la progresul acestor actiuni in termen de cel mult 3 luni de la confirmarea primirii sau, in cazul in care primirea Raportarii nu a fost confirmata, in termen de 7 zile de la expirarea perioadei de primire a Raportarii. De asemenea, va comunica orice progres in desfasurarea Actiunilor Subsecvente, cu exceptia situatiilor in care aceasta informare ar putea afecta negativ procesul.

Clasarea Raportarii

Raportarea se claseaza atunci cand:

• Nu contine elementele obligatorii, altele decat datele de identificare a Avertizorului, iar Persoana Desemnata a solicitat completarea acesteia in termen de 15 zile, fara ca aceasta obligatie sa fie indeplinita. Solutia de clasare se comunica Avertizorului, cu indicarea temeiului legal;
• Raportarea este transmisa anonim si nu contine suficiente informatii referitoare la incalcari ale legii, care sa permita analizarea si solutionarea raportarii, iar Persoana Desemnata a solicitat completarea acesteia in termen de 15 zile, fara ca aceasta obligatie sa fie indeplinita.

In cazul in care o persoana face mai multe Raportari cu acelasi obiect, acestea se conexeaza, Avertizorul urmand sa primeasca o singura informare. Daca dupa trimiterea acesteia se primeste o noua raportare cu acelasi obiect, fara a prezenta informatii suplimentare care sa justifice o actiune subsecventa diferita, aceasta se claseaza.

Persoana Desemnata poate decide incheierea procedurii daca dupa examinarea raportarii se constata ca este o incalcare in mod clar minora si nu necesita Actiuni Subsecvente suplimentare, altele decat inchiderea procedurii. Aceasta prevedere nu aduce atingere obligatiei de a pastra confidentialitatea, de a informa Avertizorul si nu aduce atingere nici altor obligatii sau altor proceduri aplicabile de remediere a incalcarii raportate.

Solutia de clasare se comunica Avertizorului, cu indicarea temeiului legal.

Confidentialitate

Societatea incurajeaza raportarea imediata a oricarei Incalcari, in conformitate cu legislatia aplicabila, si garanteaza existenta un sistem securizat al platformei online de raportare pentru mentinerea confidentialitatii.

Persoana Desemnata are obligatia de a nu dezvalui identitatea Avertizorului si nici informatiile care ar permite identificarea directa sau indirecta a acestuia, cu exceptia situatiei in care are consimtamantul expres al acestuia.

Totusi, identitatea Avertizorului, inclusiv informatiile care ar permite identificarea directa sau indirecta a acestuia, pot fi divulgate in cazul in care acest lucru este o obligatie impusa de lege, cu respectarea conditiilor si a limitelor prevazute de aceasta. In acest caz, Avertizorul este informat anterior, in scris, cu privire la divulgarea identitatii si a motivelor divulgarii datelor confidentiale in cauza. Obligatia nu exista in cazul in care informarea ar periclita investigatiile sau procedurile judiciare.

Informatiile din cuprinsul Raportarilor care constituie secrete comerciale nu pot fi utilizate sau divulgate in alte scopuri decat cele necesare solutionarii Raportarii.

Obligatia de a pastra confidentialitatea nu exista in cazul in care Avertizorul a dezvaluit in mod intentionat identitatea sa in contextul unei divulgari publice.

Obligatia de a pastra confidentialitatea se mentine si in cazul in care Raportarea ajunge din eroare la o alta persoana din cadrul Societatii, alta decat persoana desemnata. In acest caz, Raportarea este inaintata, de indata, Persoanei Desemnate.

Prelucrarea datelor cu caracter personal

Orice date cu caracter personal furnizate în mod voluntar prin intermediul canalelor de raportare în sensul Legii nr. 361/2022 privind protec?ia avertizorilor în interes public vor fi prelucrate de c?tre Societate, în calitate de operator al datelor cu caracter personal (denumit în cele de urmeaz? „Operatorul”), în conformitate cu legisla?ia privind protec?ia datelor.

Pute?i contacta responsabilul cu protec?ia datelor la adresa de e-mail dataprotection@esolutions.ro sau la adresa din Bucuresti, sector 1, str. G-ral Constantin Budisteanu nr. 28 C, etaj 4.

Scopul ?i temeiul prelucr?rii

Prelucrarea datelor cu caracter personal ale avertizorului, ale persoanei raportate sau ale oric?rei alte ter?e p?r?i implicate va fi realizata pentru urm?toarele scopuri:

• urm?rirea unui interes legitim al Operatorului în conformitate cu art. 6 alin. (1) litera f din Regulamentul (UE) 2016/679, în facilitarea furniz?rii informa?iilor c?tre Operator cu privire la o suspiciune de înc?lcare a conformit??ii cu legisla?ia aplicabil?, în ceea ce prive?te opera?iunile Operatorului, ?i de a contracara orice conduit? inacceptabil?;
• gestionarea canalelor de raportare, inclusiv pentru evaluarea ?i solu?ionarea faptelor/conduitei raportate, precum ?i pentru generarea de rapoarte privind func?ionarea ?i rezultatele platformei de raportare Whistleblower;
• asigurarea respect?rii drepturile Operatorului în fa?a instan?elor judec?tore?ti, în m?sura strict necesar? pentru asigurarea acestor drepturi.

Categoriile de Date cu caracter personal prelucrate ?i destinatarii Datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal care vor fi prelucrate de c?tre Operator vor fi  limitate la datele pe care le furniza?i în mod voluntar ?i care sunt necesare în sus?inerea legitimit??ii raport?rilor efectuate, de exemplu nume, prenume, adresa de e-mail ?i/sau num?r de telefon.

Datele cu caracter personal sensibile, cum ar fi origine etnic? sau rasial?, opinii politice, confesiune religioas? sau convingeri filozofice, date privind s?n?tatea sau date privind via?a sexual?, orientarea sexual? vor fi furnizate doar dac? sunt relevante pentru cazul raportat, iar Operatorul le va prelucra exclusiv în scopuri legate ?i necesare pentru a verifica veridicitatea raport?rilor efectuate.

Datele cu caracter personal procesate în cadrul procesului de investigare a raport?rilor efectuate pot fi accesate exclusiv de c?tre persoanele care au nevoie de aceste date în scopul îndeplinirii sarcinilor de serviciu, respectiv angaja?ii implica?i în investigarea raport?rilor.

De asemenea, Datele cu caracter personal vor putea fi comunicate unor destinatari în îndeplinirea de c?tre Operator a unor obliga?ii legale, cum ar fi atunci când este solicitat de c?tre organele competente în cadrul unei proceduri penale ulterioare, în situa?ia în care avertizorul furnizeaz? cu rea inten?ie informa?ii false.

Subliniem c?, Operatorul a implementat în platforma de raportare Whistleblower serviciul „Google reCAPTCHA” (denumit în continuare „reCAPTCHA”) oferit de Google Inc. („Google”) pentru a preveni diverse tipuri de încerc?ri de abuz în procesarea datelor, de exemplu phishing. Astfel, reCAPTCHA analizeaz? diverse informa?ii ale vizitatorilor (adresa IP, mi?c?rile de mouse ale utilizatorului, durata petrecut? pe platform?). Prin utilizarea reCAPTCHA, datele sunt transferate c?tre Google, care le utilizeaz? pentru a determina dac? vizitatorul este un om sau un bot (spam).

Prelucrarea datelor se bazeaz? pe art. 6 alin. (1) lit. f din Regulamentul (UE) 2016/679, Operatorul având un interes legitim în protejarea platformei de raportare Whistleblower împotriva spionajului automat abuziv, împotriva spam-ului ?i în protejarea ter?ilor împotriva unor astfel de atacuri.

Pute?i afla ce date sunt colectate de Google ?i în ce scop sunt utilizate la https://policies.google.com/privacy. Pute?i citi termenii de utilizare pentru serviciile ?i produsele Google la https://policies.google.com/terms.

Perioada de p?strare a Datelor cu caracter personal

Datele cu caracter personal vor fi prelucrate doar pentru perioada necesar? atingerii scopurilor identificate mai sus, dar nu mai mult de 5 ani de la primirea raport?rii.

Dup? expirarea duratei prelucr?rii ?i dup? ce Operatorul nu mai are motive legale sau legitime pentru prelucrarea Datele cu caracter personal, acestea vor fi ?terse in conformitate cu procedurile Operatorului, care pot implica arhivarea, anonimizarea sau distrugerea acestora.

Drepturile dvs.

Când proces?m datele dvs. cu caracter personal, este foarte important s? ?ti?i c? ave?i urm?toarele drepturi:

• Dreptul de a accesa datele cu caracter personal pe care le prelucr?m despre dvs.: ave?i dreptul de a ob?ine o confirmare dac? prelucr?m sau nu datele dvs. personale ?i, dac? da, s? ave?i acces la tipul de date cu caracter personal ?i la condi?iile de prelucrare, trimi?ându-ne o cerere în acest sens.
• Dreptul de a rectifica/modifica datele cu caracter personal: ave?i dreptul de a ob?ine rectificarea datelor cu caracter personal inexacte care v? privesc. Dac? datele dvs. trebuie actualizate, ave?i ?i posibilitatea de a corecta, ?terge inexactit??ile ?i / sau actualiza datele.
• Dreptul de a ?terge datele cu caracter personal pe care le prelucr?m despre dvs.: ne str?duim s? prelucr?m ?i s? p?str?m datele dvs. numai atât timp cât avem nevoie. În anumite circumstan?e stipulate de GDPR, ave?i dreptul s? ne solicita?i s? ?tergem datele dvs. personale pe care le de?inem. Ca întotdeauna, dac? dori?i ca Societatea s? v? ?tearg? datele personale din eviden??, v? rug?m s? ne contacta?i la dataprotection@esolutions.ro ?i v? vom r?spunde într-un timp rezonabil. Dac? este necesar, având în vedere fiecare caz particular, este posibil s? fim nevoi?i s? p?str?m anumite informa?ii pentru îndeplinirea obliga?iilor contractuale, în scopuri comerciale legitime ?i prin lege.
• Dreptul de a solicita restric?ionarea prelucr?rii: ave?i dreptul de a solicita restric?ionarea prelucr?rii în cazurile în care: (i) considera?i c? datele personale prelucrate sunt inexacte, pentru o perioad? care ne permite s? verific?m exactitatea datelor cu caracter personal; (ii) prelucrarea este ilegal?, totu?i nu dori?i s? ?tergem datele dvs. personale, ci s? restric?ion?m utilizarea datelor; (iii) în cazul în care nu mai avem nevoie de datele dvs. personale în scopurile descrise în aceast? politic?, dar solicita?i datele pentru stabilirea, exercitarea sau ap?rarea unei cereri legale sau (iv) v-a?i opus prelucr?rii în a?teptarea verific?rii dac? prevaleaz? temeiurile legitime.
• Dreptul de a v? opune prelucr?rii datelor dvs. cu caracter personal realizat? în temeiul interesului nostru legitim;
• Dreptul la portabilitatea datelor, adic? dreptul de a primi datele dvs. cu caracter personal, pe care ni le-a?i furnizat într-un format structurat, utilizat în mod obi?nuit ?i dreptul de a transfera aceste date c?tre alt operator, unde: prelucrarea se bazeaz? pe consim??mânt sau pe un contract ?i prelucrarea se efectueaz? prin mijloace automate, în conformitate cu GDPR.
• Dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Na?ional? de Supraveghere a Prelucr?rii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) ?i dreptul de a v? adresa instan?elor judec?tore?ti competente.

V? pute?i exercita drepturile în orice moment. Pentru orice întreb?ri cu privire la drepturile dumneavoastr? v? rug?m s? ne contacta?i la dataprotection@esolutions.ro.

Dispozi?ii finale

Prezenta Politic? se completeaz? cu prevederile Legii nr. 361/2022 ?i cu alte reglement?ri interne aplicabile în cadrul Societ??ii.

Abuzul în utilizarea canalului de raportare intern? este considerat? abatere disciplinar? ?i este sanc?ionat conform prevederilor legale specifice.